İlk olarak Japonya’da kullanılmaya başlanmış olan 5S; iş yerinde tertip, düzen, temizlik ve disiplini sağlamak için kullanılan basit ve kolay uygulana bilinen bir yöntemdir. Beş aşamadan oluşan, adını Japonca beş kelimenin baş harflerinden alan bir iş yeri organizasyonu yöntemidir. 5S uygulaması iş yeri ortamının iyileştirilmesinde birinci adım olmalıdır. Sadece bir temizlik faaliyeti değil; iş yeri kontrolünün arttırılması, verimliliğin yükselmesi ve kayıpların önlenmesi için uygulanan basit ve etkili bir yöntemdir. Kuruluşlarda yapılan sürekli iyileştirme çalışmalarını destekler ve bu çalışmalara temel oluşturur.

5S İş yeri Organizasyonu adı ile anılan bu metodoloji, iş yerindeki malzeme ve bilgi akışının hızlı ve doğru olmasını sağlamak için iş yerinin sistemli olarak iyileştirilmesidir. Günümüzde şirketler global piyasalarda rekabet avantajı yakalayabilmek için tüm süreçlerini minimum hata oranı ve minimum israfla gerçekleştirmek zorundadır. Bunun için tüm yönetim, üretim ve destek süreçlerinde kendini de yönetecek, (otonom) sistemler vasıtası ile birçok iyileşmeyi sistematik ve düzenli şekilde yapmalı; bu yolla israftan kaynaklı verimsizliklerini minimize etmelidir.

Neden 5S?

• Kontrol dışı proseslerden kaynaklanan israfların ortadan kaldırılması,
• Maliyetleri, israf ve kayıpları azaltmak,
• Verimliliği ve kaliteyi arttırmak,
• İşyeri kazalarının azaltılması, iş güvenliğinin artırılmasının sağlanması,
• Makine, ekipman, malzeme ve stokların yerleşim yeri ve pozisyonunun kontrol altına alınması,
• Elde edilen gelişmelerin erozyona uğramaması için gerekli kontrol mekanizmalarının devreye alınması,
• Kritik proses parametrelerinin düzenli olarak kontrol altında tutulabilmesi için

"Karmaşayı yönetmeyin, karmaşayı giderin sonra yönetin!"

5S Toyota Yalın Üretim Sisteminin en önemli araçlarındandır. Bu metodolojinin kısa bir tarihçesine bakarsak, bu yöntem Yalın Üretim Sisteminin temel uygulama standartlarından biridir. Amaç, “İsraf” olarak adlandırılan 7 temel alanda iyileştirmeler yapmak ve bu israfları ortadan kaldırmaktır.

7 Temel İsraf

Yalın Üretimde “7 temel israf” tanımlanmıştır:Son yıllarda “iLETİŞİM PROBLEMLERİ” de bu temel israflara eklenmiş “7 temel israf” “8” e çıkmıştır.

Bekleme

* Talimat, onay, bilgi, karar için bekleme
* Açık olmayan iletişim sebebiyle yaşanan aksaklıklar
* Ekipman sistem kesintileri
* Stoksuzluk sebebiyle bekleme
* Aramalar sebebiyle
* Doğru zamanda bitmemiş işlerden dolayı yaşanan beklemelerdir.
* Bilgisayar sisteminin arızalı/yavaş olmasından dolayı beklemek.
* Başkasının telefon görüşmesinin bitmesini beklemek.
* Amirin onayını beklemek.
* Her türlü bekleme (yazıcının işlemini bitirmesini beklemek , bilgisayar arızası nedeni ile beklemek vb.) israftır.

Fazla Stok

* Fazla üretim
* Fazladan çıkarılan kopyalar
* İş için gereğinden fazla elde tutulan her şey israftır.

Fazla Üretim

* Müşteri talebi olmayan işlemlerdir
* Malzemeleri beklenenden önce almak.
* Kullanılmayan raporları / kayıtları hazırlamak.
* İhtiyaç fazlası doküman çoğaltmak.

Hatalı Üretim

* Veri giriş hatalarını hatalar veya yeniden işleme
* Eksik bilgi, kayıp kayıtlar
* Eksik proses kontrol
* Hatalı bilgilendirme
* Tam uygulama öncesi yetersiz test ve denemeler
* Kayıp veya hasar mal
* Hatalı fatura kesmek.
* Evrakları yanlış dosyalamak.
* Kayıtlara yanlış bilgi girmek.
* Kayıtları kaybetmek.

Gereksiz İşler

* Katma değer yaratmayan iş adımları ve/veya müşteriye değer katmayan işlemler israftır.

Gereksiz Taşıma

* Malzemelerin, evrakın ve/veya araç-gereçlerin gerekli olmadığı halde bir yerden başka bir yere taşınmasıdır.
* Gereksiz yapılan tüm taşımalar israftır.

Gereksiz Hareketler

* Bilgiye ulaşmak için internet veya dosyalarda yapılan aramalar
* Kötü ergonomi ve ofis düzeni sebebi ile gereksiz ve hatalı hareketler araçlar dosyalar ve malzemeler için arama
* Manuel işlemler
* Ürüne değer katmayan gereksiz davranışlar ve iş adımlarıdır.
* Dosyaları aramak.
* Katalog ve el kitaplarını aramak.
* Uygun olmayan yazılım kullanmak.
* İyi organize edilmemiş iş ortamı nedeniyle oluşan gereksiz hareketler israftır.

İletişim Problemleri

* Hatalı iletişim sebebi ile fazladan yapılan işlemler
* Eksik iletişim sebebi ile hatalı ve eksik yapılan işlemler

5S Aşamaları

5S Adını Japonca beş kelimenin ilk harflerinden alır; 5 aşamadan oluşur.

Sei-ri	= Sorting Out	Ayıklama
Sei-ton	= Systematic Arrangement (Stablize)	Düzenleme
Sei-so	= Spic and Span (Shine)	Temizleme
Sei-ke-tsu	= Standardizing	Standartlaşma
Shi-tsu-ke	= Self–Discipline (Sustaine)	Sürdürme ve geliştirme

Birinci Adım: (Seiri) Ayıklama

İş ortamını daha iyi organize etmek için “işe “değer katmayan her türlü malzemenin” ayırt edilmesi ve ortamdan uzaklaştırılması işlemidir.

İkinci Adım: (Seiton) Düzenleme

Aranan nesneleri kolayca bulmak, kullanmak ve yerine koymak için yapılan düzenlemelerdir.

Dördüncü Adım: (Seiketsu) Standartlaştırma

Önceki 3 adım alan “Ayıklama”, “Düzenleme” ve “Temizleme” adımlarının sonucu elde edilen düzenin sağlanması için standartlar oluşturulmasıdır.

Beşinci Adım: (Shitsuke) Disiplin

5S felsefesinin içselleştirilmesi ve sürekliliğin sağlanması ve kültürü haline gelmesi için yapılan çalışmalardır.